Archivanalyse und Konzeption
Bevor wir mit der Umstrukturierung beginnen, führen wir eine gründliche Bestandsaufnahme durch. Dabei analysieren wir nicht nur die physischen und digitalen Dokumente, sondern auch die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter.
- Vollständige Inventarisierung vorhandener Unterlagen
- Kategorisierung nach Dokumententypen und Aufbewahrungsfristen
- Entwicklung eines individuellen Ordnungssystems
- Erstellung eines detaillierten Umsetzungsplans
Durchschnittliche Projektdauer: 2-3 Wochen
Digitalisierung historischer Bestände
Papierdokumente beanspruchen Platz und sind schwer zu durchsuchen. Unsere Digitalisierungslösung verwandelt Ihre physischen Archive in durchsuchbare digitale Bestände.
- Hochauflösende Scanprozesse mit automatischer Qualitätskontrolle
- OCR-Texterkennung für Volltextsuche
- Indexierung mit Metadaten und Schlagworten
- Integration in bestehende Dokumentenmanagementsysteme
Preis pro 10.000 Seiten, inklusive Aufbereitung
Compliance-Archivierung
Die rechtskonforme Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist komplex. Wir implementieren Systeme, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und bei Betriebsprüfungen standhalten.
- GoBD-konforme Archivierungsstruktur
- Automatische Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
- Revisionssichere Speicherung mit Manipulationsschutz
- Dokumentation für Prüfungszwecke
Einmalige Einrichtung, optional mit Wartungsvertrag
Mitarbeiterschulung Archivpflege
Das beste System nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht korrekt anwenden. Unsere Schulungen sind praxisnah und auf Ihre spezifische Lösung zugeschnitten.
- Hands-on-Training am konkreten System
- Ablageregeln und Verschlagwortungslogik
- Tipps für effiziente Suche und Wiederauffindung
- Schulungsunterlagen zum Nachschlagen
Halbtägiger Workshop für bis zu 12 Teilnehmer
Externe Archivlagerung
Nicht alle Dokumente müssen im Büro aufbewahrt werden. Unsere klimatisierten Lagerräume bieten sichere Langzeitarchivierung mit schnellem Zugriff bei Bedarf.
- Temperatur- und feuchtigkeitsgeregelte Lagerung
- Online-Verwaltung Ihrer eingelagerten Bestände
- Auslieferung innerhalb von 24 Stunden
- Versicherungsschutz inklusive
Pro Regalmeter, Mindestlaufzeit 12 Monate
Datenrettung und Konvertierung
Veraltete Dateiformate oder beschädigte Speichermedien gefährden den Zugriff auf wichtige Unterlagen. Wir retten Ihre Daten und bringen sie in moderne Formate.
- Wiederherstellung von defekten Festplatten und Medien
- Konvertierung alter Formate (WordPerfect, Lotus, etc.)
- Migration aus veralteten Datenbanksystemen
- Validierung der wiederhergestellten Daten
Pauschalpreis für Projekte bis 500 GB